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안녕하세요 도메인단축 '1편. 한눈에 보여줘 전자결재의 실체'에 이어 이번에는 기업 메일에 관련해서 설명드리겠습니다지오유 블로그는 스토리텔링과 컨설팅을기반으로 한 팩트와 논거 중심의 열거 방식으로 작성되었 있으니 꼭 읽어보시기 바랍니다혹시 타사의 제품을 도입하셨더라도메일의 본질적 목표는 같기에 본 블로그가 도움이 되실 겁니다※ 주의! 스마트폰 사용과 더불어쇼츠 숏폼들의 잦은 노출로 긴 글을읽지 못하는 문해력이 다소 떨어지는분들은 그냥 다른 곳에서 정보를 얻으시기 바랍니다아래와 같은 4가지 관점에서 바람직한 기업 메일 사용의 표준을 제시합니다1.커뮤니케이션 체계와 브랜드로서의 회사 도메인 메일 사용하기2.협업과 공유가 쉬운 직무 메일의 활용 사례 3.메일의 심장과 같은 스팸 서버와 보안4.그 밖의 특화 기능과 활용 사례 유튜브로 쉽게 알아보기 ▼▼▼1. 커뮤니케이션 체계와 브랜드로서의회사 도메인 메일 사용하기잘못된 메일 사용의 기업 사례메일은 업무 커뮤니케이션의 기본 통신 수단으로 자리 잡은 지오래되었습니다문서화로서 발신인 수신인이 명확하고내용이 전자로 기록되기 때문에 회피할 수도 없는 법적 근거가 되기도 하지요 그런데 이런 메일을 개인 포털 메일과 회사 도메인 메일 구별 없이 사용하는중소기업이 생각보다 많습니다 그냥 메일은 자료를 주고받는 용도로 쓰면 되는 거 아닌가요?라고 가볍게 생각하는 거지요상기처럼 체계 없는 회사는 새로운 입사자가 들어와도 명함에 아무런 고민 없이 개인 포털 메일 주소를 요청하는 대로 새겨 주기도 합니다회사의 주요 메일들이 담당자의 개인 메일로 수발신되고 매번 또 그 담당자는 도메인단축 관련 부서장과 동료들에게전달하기 버튼과 참조를 넣어 회신하는 불편한 커뮤니케이션 비용을 초래합니다회사의 직무 관련 메일이 개인 메일로 수발신되고 사적인 메일과 회사 메일이뒤섞여 그 경계가 무너질 때쯤그 담당자는 어느덧 퇴사를 하게 되지요그런데 그 퇴사자의 메일함에는 회사의 직무내용과 관련하여 보안메일이 계속 들어옵니다담당자 퇴사 후, 회사는 또 어리석게도주요 거래처와 사이트에 신규 입사자 메일을 다시 알려주고 등록을 변경하는웃지 못할 사례가 반복되지요또 어떠한 회사는 나름 협업과 공유를 한답시고 이런 식으로 공유 메일을 파서직원들의 명함에 새겨주기도 합니다그룹웨어 제안설명 시 명함을 받는 순간저희 지오유 컨설턴트들은 이 회사의 체계성 수준을 단번에의심하는 게 상기와 같은 메일 주소입니다상기와 같은 포털 메일로 회사 메일을 사용 시아이디 비번을 직원에게 공유하고 누가 써서 보낸 건지,누가 지웠는지 그 위험성을 간과하고 있습니다하물며 회사에 반감을 가진 퇴사자가모두 메일을 지우고 나간 이슈로 그제야 메일 시스템을 도입하겠다고문의가 오는 고객사도 있습니다올바르지 않는 회사 메일 주소브랜드로서의 회사 도메인 메일자 그렇다면, 올바른 회사의 메일 표식은 무엇인가요?바로 회사의 브랜드를 나타내는 도메인을 쓰는 겁니다대기업 삼성 직원들의 메일은이라는 메일 주소를 갖게 되지요우리는 저 메일 주소만 보아도 삼성 기업의 이미지를 떠올릴 수 있고 브랜드 가치를 떠올리게 됩니다바로 메일 주소의 뒤에 위치한 도메인은 회사의 브랜드이자 홈페이지 접속 주소이기도 합니다때때로 거래처와 관계자들은 메일 도메인을 인터넷 도메인단축 주소창에 넣어 기업 정보를 파악하기도 합니다이런 회사 도메인 메일은 보통 전문 메일 호스팅 업체 및 그룹웨어 회사를통하여 서비스를 받게 되는데도메인 확보 및 연계가 무척이나 쉽고 전문 보안 및 스팸 서비스가잘되어 있습니다자 결론을 내리자면 회사의 브랜드를나타내는 도메인, 이미 홈페이지 접속주소가 있는 기업은 반드시 회사 도메인이 표기된 메일 주소를 써야 한다는 점이 핵심입니다그리고 제일 중요한 점은 구성원 명함에회사 도메인 메일이새겨져 있어야 한다는 점거래처와 관련 웹사이트에 등록한 메일 주소는 회사의 도메인 메일 주소로기입하고 알려져 있어야 한다는 점입니다그렇다면 회사의 도메인 메일만 쓰면 @앞에 아이디는 마음대로 개인 기호에 따라 쓰면 되는 걸까요?그래서 다음 소목차에서는 협업과 공유, 커뮤니케이션 비용 관점, 직무 관점에서의 직무 메일, 쉐어 메일에 대해서 알아보도록 하겠습니다올바른 회사 메일 주소2. 협업과 공유가 쉬운 직무 메일의 활용과 사례 앞서, 새로운 신규 입사자가 들어왔을 때 메일 아이디는 뭘로 쓰실래요? 물어보는 회사들이 있습니다저는 prettygirl로 쓸래요.. 저는 lionking으로 쓸래요..저는 newjins로 할래요....생각하고 나중에 말씀드리면 안 될까요?상기 처럼 불필요한 커뮤니케이션 비용이 발생하는 상황이 매번 발생하게 되지요개인의 자율성이 회사의 체계성보다우선하지는 않죠기본적으로 회사 메일 아이디 부여는일정한 규칙으로 일관성과 체계성 있습니다보통 체계가 잡힌 회사들은 구성원의 성과 이름의 이니셜 조합으로 개인 메일 아이디를 부여합니다누가 입사를 새로 하든, 이름만 알고 있다 하면 도메인단축 그 사람의 메일 주소도 알게 되는 거지요..부여받은 이름 아이디자, 그렇다면 위와 같이 부여받은 회사 개인 메일 아이디 사용은또 문제가 없을까요?사례를 들어보겠습니다.이연승이라는 회계담당자는회사 개인 메일로 온갖 거래처의 세금계산서 수신 메일로 알려주었고,홈택스, 위택스, 이택스, 각종 세무 관련 웹사이트에 본인 개인 메일로 등록해 놓았습니다이연승 씨의 부재가 있을 때마다 회계부서의 업무는 누락이 발생되었고, 동료들도 그 사실을 몰랐습니다또한 이연승 씨의 퇴사가 확정되었을 때, 회사는 이연승 씨의 메일을정지하지 못하고 퇴사자의메일 아이디로 업무를 진행해야 하는 웃지 못할 사례가 발생하는 고객사도 있지요...상기와 같은 일을 방지하고 메일 커뮤니케이션의 협업과 공유를 즉각적으로 가능케하는 기능이 직무 메일링과 쉐어 메일입니다기능적 차이가 있을 뿐, 본연적으로 같은 목적을 추구하고 있지요체계가 잘 잡힌 중견기업의 구성원의명함의 메일 주소를 유심히 보면그 구성원이 속한 직무 메일 주소로 새겨져있음을 확인할 수 있습니다상기와 같은 직무 메일은 수신하는순간 해당 직무의 구성원들은 모두 열람이 가능하고 누가 읽었고 어떻게일을 처리할 수 있는지 태그 기능과 더불어 실행을 체크할 수 있습니다또한 개인 구성원이 퇴사를 한다 하여도,메일은 다른 구성원들의 메일함과해당 직무 계정에 기록 보존이 되어있습니다회사 거래처와 관계인들에게는회사 직무 메일로 알려져 있기 때문에, 들어오던 메일이 끊긴다거나 누락될 위험이 전혀 없습니다새로운 입사자가 발생하면 해당 직무 메일 주소로 명함에 새겨주기만 하면 됩니다바로 직무 메일링 또는 쉐어 도메인단축 메일을쓰는 핵심 이유이기도 하지요당연 수신된 메일의 회신 메일 주소와 발신 주소도 직무 메일로 기본 디폴트로 설정 표기되어야 하겠지요사람이 체계가 되어서는 안됩니다사람이 다루는 직무가 체계성을 갖추게 해야 하는 이유이기도 하지요회사 메일 체계도 상기와 같이 직무체계로구성한다라 면 공유와 실행 기반의 메일 커뮤니케이션을 달성합니다(예시)인사부서의 대표 직무 메일이력서 수신 전용 직무 메일 (사람인, 잡코리아, 잡플래닛 등록 메일 주소)영업부서 대표 직무 메일세금계산서, 청구서, 영수증 수신 전용 메일홈택스, 위택스, 이택스 세무 관련 커뮤니케이션 메일고객 피드백 대표 메일품질 부서 대표 직무 메일기획부서 대표 직무 메일생산부서 대표 직무 메일직무별 이메일 계정3. 메일의 심장과 같은 스팸 서버와 보안우리가 전문 메일 호스팅 솔루션과 그룹웨어를 쓰는 이유는 안정적인 메일 수발신과 불필요한 스팸메일에서 자유로워짐을 의미합니다 요즘 정교하게 조작된 메일을 통하여 개인정보를 탈취하거나, 랜섬웨어를 감염시키는 위험한 사례가 빈번합니다당사 지오유는 국내 유일하게 국정원 솔루션이 도입되고 기업 스팸 서버 사용률 1위인 스팸스나이퍼가 장착되어 있어 안정적인 메일 보안을 유지합니다스팸스나이퍼는 스팸 및 악성코드 메일, 서버 공격을 차단할 뿐 아니라내부 발송 메일에 대한 모니터링을 통해 기업의 중요 정보 유출을 방지하는 통합 이메일 보안 솔루션입니다스팸스나이퍼는 다각적인 정보를 반영한 랜섬웨어 및 차단 알고리즘을 통해최상의 이메일 보안 환경을 제공합니다듀얼 바이러스 엔진과 강력한 필터링 엔진을 탑재한 스팸스나이퍼는 신종, 변종, 도메인단축 암호화된 스팸 바이러스 메일까지 차단합니다안정적인 메일 수발 신을 위한 스팸 서버의 확인도 매우 중요함을 말씀드립니다스팸스나이퍼에 걸린 모습 4. 그 밖의 특화 기능과 활용 사례메일 연결의 용이함중요한 메일은 내용에 따라 전자결재, 게시판, 업무관리, 프로젝트 등 다양한 메뉴로 손쉽게 연결되어 각 메뉴의 기능을 충족합니다다양한 그룹웨어 메뉴와 연결할 수 있는 모습메일 태그 기능메일에 달린 구성원들의 리플을 통해각 구성원이 담당한 업무의 처리 상태를실시간으로 확인할 수 있습니다이를 통해 팀 내의 커뮤니케이션이 더욱 원활해지고 업무 진행 상황을파악하기가 쉬워져 효율적인 협업이 가능합니다특히 각 리플에 포함된 세부 정보를 통해 업무의 진척도와 문제점을 즉시 파악하여 신속한 대응이 가능합니다이러한 기능은 프로젝트 관리와업무 조정에 큰 도움이 됩니다메일태그 모습메일 주소 자동완성 기능이 기능은 임직원 및 인맥 자료, 송수신 이력을 활용하여 사용자가필요로 하는 정보를 즉시 제공합니다사용자는 초성의 검색만으로도 원하는 메일 주소를 쉽게 선택할 수 있어작성 시간을 단축하고 편리함을 극대화합니다초성으로 메일 주소 찾는 모습 발신 메일 보안이 기능은 회사의 중요한 문서나 보안상 이유로 메일 발송을 일시 제한하여 승인 후 발송할 수 있는 기능입니다회사의 주요 도면이나 첨부파일 등의 검수나, 특정 키워드의 검수도 가능합니다또한 멘토와 코칭 기능으로서 신입사원이 쓰는 비즈니스 메일 검토로도 사용이 가능하지요발신 제한 단어 필터링과 승인자 리스트 화면멀티도메인 메일그룹웨어는 연결재무 법인, 도메인단축 자회사, 협력사와 함께 통합 운영할 수 있습니다회사별로 다른 메일 도메인 메일을 선택해서 사용할 수 있습니다이를 통해 다양한 조직 간의 원활한 커뮤니케이션이 가능해지며 각 조직의 특성에 맞는 메일 주소를 활용하여 편리함과 신속성을 높여주어 협업의 시너지를 극대화할 수 있습니다메일 보낼 시 다양한 메일 주소 중 선택할 수 있는 모습대용량 첨부파일일반 파일뿐만 아니라 최대 2GB의 대용량 파일을 신속하게 업로드할 수있도록 지원합니다대용량의 이미지, 비디오, 문서 등의 200여 가지의 다양한 파일 확장자 파일을 손쉽게 첨부하여 송수신할 수 있습니다대용량 메일을 보내는 화면과 파일 확장자 예시안개성 있는 서명 설정이메일 서명을 통해 개인의 명함을 효과적으로 표현할 수 있습니다이 기능은 사용자가 자신의 이름, 직책, 연락처 정보를 포함하여 전문적이고 독창적인 서명을 만들 수 있게 해줍니다또한 소속된 법인 및 부서에 따라 서명을쉽게 변경하여 사용할 수 있는 유연성을 제공합니다이메일 하단에 명함이 붙는 모습모바일에서의 메일 사용어떠한 모바일이든 미리 설치되어 있는이메일 앱 등록(pop3 연결)으로 사용도 가능하며, 별도 지오유 메일 app을 통하여 사용도 가능합니다언제 어디서나 손쉽게 이메일을 확인하고 관리할 수 있습니다스마트폰이나 태블릿을 이용하면 중요한 메일을 놓치지 않고 실시간으로 확인하며 즉각적인 회신이나 파일 첨부가 가능합니다모바일상의 메일 푸시와 확인은 시공간 제약 없는 업무 진행이 가능합니다모바일에서 이메일을 확인할 수 있는 모습그룹웨어의 전자메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 필수 도메인단축 기능입니다우리는 잘못된 이메일 사용 사례를 살펴보았고 회사 도메인 메일을 사용해야 하는 이유를 살펴보았습니다특히 직무 메일의 중요성을 강조했습니다또한 메일 태그를 통해 관련자들과의 빠른 정보 공유가 가능하다는 점도 확인하며이와 함께 다른 그룹웨어 다양한 메뉴와연결을 통해 사용 범위를 더욱 확장한 사례도 살펴보았습니다이제 기업 메일을 어떻게 활용해야 제대로 된 협업과 기업 자산으로서의가치를 유지할 수 있는지에 대한 통찰을 얻을 수 있었습니다만약 여러분의 명함에 여전히 naver, google, nate 등 포털 메일이적혀있거나 회사 이메일의 인수인계가원활하지 않다면 즉시 지오유로 연락하시기 바랍니다또한 도입 전 체크 할 사항과 여러 그룹웨어를 비교 검증할 수 있는조견표를 제시하고 있습니다지오유는 직접 귀사를 방문하여 궁금한 사항과 조직 내 문제점을 현장에서 제안하고 있습니다그룹웨어 도입이 중요한 시점에 본 블로그 글을 읽으신 분들은 진중한 마음으로 결정권자를 참여시켜 방문 설명을 들으시고 성공적인 그룹웨어 도입을 이루시기를 바랍니다그룹웨어는 실무담당자가 혼자서 결정하는그렇게 간단한 솔루션이 아닙니다도입 후 전 구성원이 같이 체계와 지침을 정하고 함께 실행하는 협업 솔루션입니다도입 후 사후관리를 더욱 신경 쓰는 지오유와 함께 하시기 바랍니다당신의 회사를 체계적으로 만들어드립니다지오유 그룹웨어 올림
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